Super Tim IT

Koordinasi dan komunikasi adalah kunci utama dalam sebuah tim kerja. Referensi terkait menjaga komunikasi dalam tim bisa dicek di https://koinworks.com/blog/efektif-berkomunikasi-dalam-tim/. Secara umum berikut adalah hal-hal yang diperlukan saat menjalin komunikasi dalam tim:

• Dorong Pertanyaan dan Diskusi
• Setiap orang yang ada di dalam tim pasti mempunyai kekuatan dan sesuatu yang berharga untuk disumbangkan kepada tim. Karena setiap manusia punya keistimewaannya masing-masing.
• Mendorong pertanyaan terbuka akan membuat anggota tim bisa mengungkapkan ide dan pendapat mereka.
• Hal di atas bisa kamu lakukan dengan membuat sebuah forum terbuka yang memungkinkan orang-orang bisa mendiskusikan masalah dan ide yang dimiliki.
• Tunjukkan Dukungan Kepada Mereka
• Penting untuk mempertimbangkan dan memberi perhatian saat anggota tim sedang menyampaikan ide atau saran mereka.
• Jika Anda merasa ide yang mereka sampaikan bagus dan bisa berjalan, mulailah mendiskusikannya bagaimana ide tersebut bisa diterapkan di dalam tim.
• Namun, jika Anda berpikir bahwa saran atau ide tersebut tidak bisa diterapkan, jelaskan kepada mereka.
• Dengan memperhatikan saran atau ide yang disampaikan dan tidak mengabaikannya, maka hal ini akan mendorong anggota tim yang lain untuk berbicara tentang ide yang berbeda.
• Hal ini tentu saja akan meningkatkan produktivitas tim dan mendorong komunikasi dalam tim.
• Sampaikan Dengan Jelas Untuk Menghindari Kesalahpahaman
• Salah satu hal penting yang perlu dilakukan dalam komunikasi yang efektif adalah kemampuan Anda untuk menyampaikan ide dengan jelas dan ringkas.
• Jika Anda tidak bisa melakukan hal tersebut, maka akan sangat besar kemungkinan terjadinya kesalahpahaman.
• Anda bisa menyampaikan ide dan pesan dengan menggunakan presentasi atau video yang menjelaskan sebuah konsep dan memungkinkan orang lain paham akan hal tersebut.
• Presentasi merupakan salah satu cara yang tepat untuk dilakukan karena bisa menjelaskan sebuah konsep melalui lisan dan visual.
• Mengadakan Sebuah Pertemuan Secara Individu
• Selain berkomunikasi dalam sebuah kelompok, penting juga untuk bisa terhubung secara individu dengan setiap anggota tim Anda.
• Anda bisa melakukan hal ini dengan cara mengatur pertemuan dengan setiap anggota tim yang ada.
• Hal seperti ini sangat bermanfaat dan menjelaskan kepada anggota tim bahwa Anda bisa didekati kapan pun mereka membutuhkan.
• Cara di atas juga bermanfaat agar mereka lebih percaya diri selama berinteraksi dengan tim.
• Berikan Sebuah Umpan Balik Kepada Mereka
• Dalam berhubungan dengan anggota tim, maka sangat penting untuk bisa memberikan umpan balik kepada mereka dalam komunikasi.
• Tanpa adanya umpan balik, anggota tim akan berjalan tanpa arah dan tidak tahu dengan kinerja yang telah mereka lakukan.
• Saat anggota tim memilik kinerja yang baik, maka Anda harus memberi tahu dan mendorong mereka.
• Di sisi yang lain, saat mereka memiliki performa yang buruk, mulailah untuk menawarkan saran yang berguna untuk meningkatkan kinerja mereka.

Dalam jenis pekerjaan IT ada dua metode besar yang mewakili proses kerja dalam mengerjakan sebuah projek. Itu adalah metode Waterfall dan Agile. Referensi bisa dicek di https://medium.com/skyshidigital/manajemen-proyek-waterfall-atau-agile-mana-lebih-baik-b92901f88159 . Berikut rangkumannya:

• Waterfall merupakan suatu metode manajemen proyek yang sudah relatif lama. Waterfall menekankan pada sebuah desain proses yang berurutan yang dalam prosesnya terlihat seperti aliran air terjun dari proses perancangan konsep, analisis proyek, inisialisasi proyek, desain, pembuatan sistem, testing, implementasi dan perawatan.
• Beberapa ciri dari metode ini:
• Proyek dibagi-bagi dalam beberapa fase yang saling berurutan.
• Penekanan pada perencanaan, jadwal, deadline dan implementasi keseluruhan sistem.
• Kontrol yang ketat dalam siklus hidup proyek dengan menggunakan bantuan dokumentasi tertulis.
• Kelebihan metode ini:
• Relatif mudah dimengerti dan mudah digunakan.
• Requirement dari sistem bersifat stabil.
• Baik dalam manajemen kontrol.
• Bekerja dengan baik ketika kualitas lebih diutamakan dibandingkan dengan biaya dan jadwal/deadline.
• Kekurangan dari metode ini:
• Semua kebutuhan sistem harus diketahui di awal
• Integrasi sekaligus di akhir sistem.
• Testing hanya dilakukan pada setiap akhir fase, bahkan tidak jarang testing hanya dilakukan di akhir-akhir proyek.
• Membutuhkan waktu yang cukup lama meski kadang proyeknya tidak terlalu besar.
• Perubahan requirement dapat merubah keseluruhan proses yang telah dilaksanakan.
• Agile software development atau sering hanya disebut "agile" adalah kumpulan dari metode-metode pengembangan perangkat lunak yang berbasis pada Iterative dan Incremental Model. Agile memungkinkan mengembangkan perangkat lunak yang memiliki reequirement yang mudah berubah dengan cepat.
• Prinsip metode agile bisa dicek di http://agilemanifesto.org/iso/id/manifesto.html
• Penjabaran dari prinsip agile cek di http://agilemanifesto.org/iso/id/principles.html
• Beberapa ciri dari metode ini:
• Suatu proyek lebih cepat rilis.
• Perubahan requirement dapat sering dilakukan.
• Interaksi antara client dengan developer dalam menentukan langkah proyek berikutnya
• Proyek dibangun antar tim.
• Tim mengorganisasikan dirinya sendiri.
• Tim bekerja dalam kecepatan yang bisa dipertahankan.
• Tim dapat mereview tingkat keberhasilan dan kegagalan mereka.
• Desain dan implementasi disusun sesederhana mungkin.
• Kelebihan metode ini:
• Proses Iterative dan Incremental.
• Requirement dapat berubah sewaktu-waktu.
• Pelacakan requirement dengan melihat Backlog produk.
• Keterlibatan user secara aktif.
• Rilis yang lebih cepat dan berkala, fungsi dirilis setiap akhir iterasi.
• Testing dilakukan setiap saat.
• Kekurangan dari metode ini:
• Interaksi dengan client yang kadang terlalu berlebihan.
• Agile sulit diimplementasikan dalam proyek yang berskala besar.
• Waktu perencanaan proyek yang singkat.
• Membutuhkan manajemen tim yang terlatih.

Pertimbangan dalam penggunaan metode:

• Tahap Analisis
• Pada metode waterfall, tahap analisis dilakukan setelah inisialisasi proyek. Pada tahap ini semua kebutuhan sistem dikumpulkan dari client atau pemilik proyek. Sistem analis akan menganalisa proyek sebelum dilanjutkan ke fase berikutnya dan hasilnya berupa kebutuhan sistem yang biasanya bersifat statis.
• Pada metode Agile, tahap analisis akan dilakukan di awal-awal project. Pada Agile namun masih ada kemungkinan bahwa hasil dari tahap analisis ini mengalami perubahan tergantung dari kebutuhan sistem. Karena susah untuk dapat mengumpulkan semua kebutuhan sistem pada awal proyek maka tidak jarang analisis juga dilakukan pada setiap iterasi, namun analisis yang dilakukan disini lebih spesifik ke fungsi tertentu saja.
• Waktu
• Waktu yang dimaksud adalah lama pelaksanaan proyek. Metode waterfall memakan waktu yang relatif lebih banyak dibandingkan dengan metode agile namun tetapi kualitas yang dihasilkan sebanding dengan waktu pengerjaannya.
• Sedangkan pada metode agile dengan prinsipnya "rilis berkala" kadang membuat suatu proyek terkesan terburu-buru dan kualitas secara keseluruhan kurang terlalu diperhatikan.
• Biaya
• Waktu pengerjaan suatu proyek akan berpengaruh terhadap biaya yang harus dikeluarkan untuk sebuah proyek. Semakin lama waktu pengerjaan suatu proyek maka biaya yang dibutuhkan juga akan semakin besar. Tak jarang suatu proyek dihentikan karena kekurangan biaya. Atau bisa juga biaya yang diberikan oleh client tidak sebanding dengan tingkat kesulitan proyek.
• Jadi, mana yang lebih baik?
• Semua metode yang ada jika digunakan pada proyek yang tepat pasti akan menghasilkan sebuah produk yang berkualitas. Sebaliknya jika digunakan pada proyek yang salah dan karena kesalahan analisa proyek, maka akan menghabiskan waktu dan biaya yang lebih dari yang sudah direncanakan. Jadi, mana yang lebih baik? Tergantung dari proyek yang ditangani dan juga bagaimana seorang proyek manager menerapkan metodenya dengan baik.

Salah satu turuan dari metode agile yang saat ini banyak dipraktekan oleh dunia industri IT adalah SCRUM. Dalam sebuat tim yang bertanggungjawab untuk menerapkan metodi ini disebut sebagai Scrum Master. Referensi dari link ini https://glints.com/id/lowongan/scrum-master/.

• Pengertian Scrum Master
• Scrum master adalah seorang yang paling memahami metode serta cara kerja metode scrum dalam penanganan suatu proyek.
• Orang yang berada di posisi ini bertanggung jawab agar setiap orang yang menggunakan dan memahami scrum secara keseluruhan.
• Selain itu, seorang scrum master juga dituntut untuk dapat memberikan pemahaman mengenai nilai-nilai scrum, yaitu commitment, courage, focus, openness dan respect. 
• Bisa dibilang, posisi scrum master adalah pemimpin dari suatu pengembangan proyek. Namun, posisinya berbeda dari seorang project manager yang berfokus pada bagaimana sebuah proyek berjalan sesuai waktu dan biaya yang telah ditentukan.
• Dalam hal ini, scrum master lebih berfokus pada bagaimana sebuah tim menjalankan kinerjanya hari ke hari, menyesuaikan dengan paradigma metode scrum.
• Peran yang Dilakoni
• Memberikan coaching dan mentoring kepada anggota tim agar dapat menjalankan dengan baik tiap-tiap tanggung jawabnya.
• Memfasilitasi diskusi, pembuatan keputusan, dan resolusi konflik di dalam tim bila diperlukan.
• Meningkatkan efisiensi kerja antaranggota tim serta mengoptimalkan kolaborasi antar tim.
• Memastikan semua anggota tim memahami prinsip agile serta kaitannya dengan elemen-elemen yang ada di dalam scrum
• Perbedaan tugas Scrum Master dengan Project Manager
• Seorang project manager tidak terlalu terlibat pada proses keseharian dalam kerja suatu tim. Lebih mengawasi dan mengambil keputusan berdasarkan gambaran umum dari suatu proyek. Hal ini karena seorang project manager perlu memastikan bahwa suatu proyek dapat berjalan dengan baik, dan sesuai dengan waktu serta bujet yang telah ditetapkan.
• Scrum master lebih berfokus pada pengembangan anggota tim dalam menjalankan proses pengerjaan suatu proyek. Itulah mengapa ia memiliki tanggung jawab dan peran untuk melakukan coaching serta mentoring bagi anggota tim.
• Scrum master bertanggung jawab terhadap penyelesaian masalah yang terjadi di internal tim, seperti produktivitas tiap anggota, kendala-kendala yang dialami anggota, dan sebagainya.
• Project manager berfokus menyelesaikan masalah secara eksternal, seperti penganggaran, waktu, serta negosiasi dengan pemangku kebijakan terhadap keberlanjutan suatu proyek.

Referensi lain terkait SCRUM cek di https://www.badr.co.id/id_ID/blog/articles-1/post/5-nilai-utama-dalam-scrum-41.

Contoh penggunaan SCRUM di trello:

Catatan:

• Sumber gambar https://www.pexels.com/photo/schedule-planning-startup-launching-7376/